La Policy Open Access INAF

Testo del Protocollo in materia di accesso aperto (Policy Open Access) ai risultati della ricerca scientifica approvato dal Consiglio di Amministrazione dell'Istituto Nazionale di Astrofisica in data 19 dicembre 2018 con delibera n. 115/2018. [link al documento ufficiale]

Art. 1 - Finalità e principî generali

1. Finalità della politica di accesso aperto dell’INAF è rendere pubblicamente disponibili i prodotti della ricerca finanziata con i fondi pubblici, secondo i canoni dell’Accesso aperto.

2. La disponibilità pubblica dei risultati e dei dati della ricerca si fonda sul principio della conoscenza come bene comune e su logiche di inclusione e partecipazione, per una scienza aperta e collaborativa.

3. La disponibilità pubblica dei prodotti della ricerca scientifica, nel rispetto delle vigenti norme sulla tutela della proprietà intellettuale, contribuisce alla trasparenza dell'operato delle amministrazioni pubbliche.

4. La visibilità della produzione scientifica garantita dall’accesso aperto ha come risultato la valorizzazione delle competenze e un potenziale maggiore ritorno sugli investimenti per l’intero Istituto, grazie all’accresciuto trasferimento di conoscenze alle imprese e ai professionisti, sia sul territorio sia su scala globale.

5. Il deposito nell’archivio istituzionale assolve al duplice compito di conservare la produzione scientifica dell’INAF e di renderla sempre disponibile per l’esercizio interno di valutazione della ricerca e per eventuali altri esercizi esterni.

6. La connessione tra accesso aperto e valutazione è parte essenziale dell'impegno e dell'azione dell'INAF in favore dell’accesso aperto, come previsto dallo Statuto; l’INAF favorisce la partecipazione consapevole di tutti i ricercatori a tale impegno.

Art. 2 - Definizioni

Ai fini della presente Policy, si intende:

a) per “prodotto” tutte le opere dell’ingegno realizzate dai ricercatori, pubblicate in riviste o monografie (quali ad esempio saggi, articoli, monografie, capitoli di libro, atti di convegno, edizioni critiche o scientifiche), o nella serie dei Rapporti tecnici INAF, nonché presentazioni multimediali, banche dati, dataset, software, brevetti;

b) per “ricercatore” tutto il personale di ruolo inquadrato come ricercatore, tecnologo, primo ricercatore, primo tecnologo, dirigente di ricerca, dirigente tecnologo, ricercatore astronomo, astronomo associato, astronomo ordinario, personale tecnico, personale amministrativo; personale associato INAF con incarico di ricerca; titolari di assegni di ricerca o di borse; dottorandi con borse a carico INAF;

c) per “Archivio Istituzionale ad accesso aperto” un archivio digitale interoperabile secondo i protocolli internazionali, che garantisca la conservazione e l’accesso pubblico dei files depositati e la libera diffusione/distribuzione dei metadati secondo standard nazionali e internazionali;

d) per “copia digitale” si intende la versione finale, integrale, ove applicabile peer-reviewed, del prodotto; solo nei casi in cui l’editore lo renda possibile, la versione finale pubblicata del lavoro con il layout editoriale;

e) per “embargo” il periodo in cui i prodotti sono mantenuti ad accesso riservato, ovvero accessibile ai soli fini della valutazione interna.

Art. 3 - Risorse umane e strumentali

1. L’ INAF persegue le finalità dell’accesso aperto attraverso l’istituzione e la manutenzione dell’Archivio Istituzionale ad accesso aperto, che dialoga con il Sito Docente del MIUR. L’Archivio Istituzionale ad accesso aperto deve rispettare i criteri di interoperabilità previsti dai protocolli internazionali; ove tecnicamente possibile, sarà interfacciato con i principali archivi aperti disciplinari utilizzati dai propri ricercatori al fine di evitare duplicazioni.

2. L’INAF fornirà adeguato supporto allo sviluppo dell’accesso aperto in termini di risorse umane e finanziarie attraverso la costituzione di un “Ufficio Open Access” in seno alle proprie articolazioni ed uffici.

3. L’INAF prevede un’attività di informazione, formazione e aggiornamento rivolta sia al personale di ricerca e tecnologo sia al personale tecnico- amministrativo in relazione ai temi dell’accesso aperto e agli strumenti operativi forniti.

Art. 4 - Politica

1. L’INAF prevede che, a partire dal 01/01/2019, ogni ricercatore inserisca nell’Archivio Istituzionale ad accesso aperto al momento della pubblicazione

a) i metadati del prodotto, che saranno sempre visibili ad accesso aperto, e che nel caso delle monografie comprendono sempre Indice e Abstract;

b) la copia digitale del prodotto nella versione consentita dall’editore per la diffusione in accesso aperto (pre-print o post-print), che verrà messa a disposizione del pubblico senza finalità di lucro; laddove questa copia sia già stata depositata in un archivio aperto disciplinare, quale arXiv, è sufficiente l’indicazione della relativa URL;

c) la copia digitale del prodotto nella versione utile alla valutazione interna e nazionale (pdf editoriale), che resterà ad accesso riservato .

2. Si può derogare alla previsione di cui al punto b) del precedente comma solo in caso di:

A. rifiuto dell’editore, come esplicitato nella banca dati SHERPA-RoMEO o da attestazione resa dall’editore stesso;

B. rifiuto documentato di uno dei coautori o del curatore del volume;

C. motivi di sicurezza pubblica o nazionale;

D. motivi di privacy o presenza di dati sensibili;

E. sostanziale differenza tra la versione consentita dall’editore per la diffusione ad accesso aperto e quella definitiva;

F. presenza di immagini su cui insistano diritti esclusivi, qualora le immagini costituiscano parte essenziale e imprescindibile della pubblicazione

Solo per questi motivi sarà possibile attivare un periodo di embargo, con una richiesta motivata rivolta ad un’apposita Commissione che verrà nominata dal Consiglio di Amministrazione. Tale Commissione stabilirà i termini dell’embargo stesso. In caso di presentazione della domanda, fino a decisione della Commissione, l’obbligo di cui alla lettera b) del precedente comma si considererà sospeso.

3. L’INAF applica le stesse regole di cui al comma 1 anche ai prodotti pubblicati prima del 01/01/2019 per l’arco temporale oggetto dell’esercizio di valutazione interna.

4. Ai fini degli esercizi di valutazione interna verranno considerati solo i prodotti di cui siano stati inseriti nell’Archivio Istituzionale ad accesso aperto sia i metadati di cui al comma 1 lett. a), sia le copie digitali di cui al medesimo comma, lett. b) e c). Per tutta la durata del periodo di embargo eventualmente concesso dalla Commissione sulla copia digitale di cui al comma 1 lett. b), il prodotto verrà in ogni caso preso in considerazione ai fini degli esercizi di valutazione interna.

5. Con l’inserimento della copia digitale di cui all’art. 4, comma 1, lettera c) il ricercatore autorizza l’INAF a riprodurla e distribuirla nei limiti di quanto è necessario per la valutazione interna e nazionale; con l’inserimento della copia digitale di cui all’art. 4, comma 1, lettera b) il ricercatore autorizza l’INAF a metterla a disposizione del pubblico secondo modalità ad accesso aperto, senza finalità di lucro. È facoltà del ricercatore disporre che la copia digitale di cui all’art. 4 comma 1 lett. b) sia messa a disposizione del pubblico accompagnata da una licenza Creative Commons.

6. È facoltà del ricercatore inserire copia digitale di prodotti accettati per la pubblicazione ma non ancora pubblicati, nella versione consentita dall’editore per l’accesso aperto.

7. L’INAF, in linea con la Raccomandazione UE del 17 luglio 2012, offre ai propri ricercatori la possibilità di depositare ad accesso aperto i set di dati che supportano i prodotti della ricerca. La possibilità di deposito si estende a ogni set di dati che il ricercatore riterrà opportuno rendere disponibile ad accesso aperto.

8. È raccomandato l’uso dell’identificativo univoco fornito dall’Archivio Istituzionale nella descrizione bibliografica del prodotto.

Art. 5 - Supporto, monitoraggio e risoluzione di controversie

1. L “Ufficio Open Access” assicura i seguenti servizi:

a) supporto tecnico nel processo di deposito dei prodotti nell’Archivio;

b) verifica delle politiche editoriali relative ai singoli prodotti della ricerca;

c) questioni di diritto d’autore legate a specifici prodotti;

d) validazione dei metadati descrittivi del prodotto;

e) formazione all’utenza;

f) informazione (pagine web, seminari, convegni ecc.)

2. Per i dati depositati nell’Archivio Istituzionale ad accesso aperto, l’INAF assicura inoltre il supporto in relazione a:

a) consulenza su formati e standard internazionali;

b) assegnazione di identificatori univoci.

3. In ogni Struttura di ricerca dell’INAF vengono individuati uno o più referenti per l’accesso aperto che facilitino l’applicazione della presente Policy.

4. L’Ufficio Open Access dell’INAF assicura il monitoraggio periodico dell’allineamento dei ricercatori alla presente regolamentazione.

5. L’organo istituzionale deputato alla risoluzione di controversie interpretative è la Commissione sopra indicata

Art. 6 - Servizi a valore aggiunto

L’INAF in relazione al materiale depositato nell’Archivio Istituzionale, offre servizi a valore aggiunto:

a) statistiche d’uso (accessi e downloads) del singolo prodotto della ricerca;

b) integrazione con i dati citazionali delle principali banche dati internazionali, ove applicabili e ove consentiti dai contratti in essere con i fornitori;

c) integrazione e interoperabilità con gli altri archivi Open Access;

d) integrazione con i principali academic social networks.

Art. 7 - Istituzione della serie “Rapporti tecnici INAF / INAF Technical Reports”

1. Al fine di valorizzare adeguatamente i prodotti che non seguono il normale iter di pubblicazione, all’interno dell’Archivio istituzionale ad accesso aperto viene istituita una serie denominata “Rapporti tecnici INAF / INAF Technical Reports”.

2. In questa serie, previa autorizzazione del Direttore di Struttura di afferenza del primo autore e dopo un processo di light review interna, dal 01/01/2019 confluiranno tutti i rapporti tecnici concernenti metodologie, progetti, applicazioni e innovazioni strumentali, tecniche di raccolta dati, manuali e software, sviluppati nei vari ambiti disciplinari all'interno dell'INAF.

3. Un apposito manuale d'uso disciplinerà il processo di sottomissione di cui al precedente comma e quanto non esplicitamente espresso dalla presente Policy.

4. Dal 01/01/2019 le serie dei rapporti tecnici eventualmente prodotti dalle varie Strutture INAF saranno sostituite dalla serie "Rapporti tecnici INAF / INAF Technical Reports